Privacy statement en cookiebeleid

Privacyverklaring

Algemeen
Stichting Rotterdam Partners (hierna Rotterdam Partners) is de partnerorganisatie van Rotterdam die richting en uitvoering geeft aan de citymarketing van de stad om zo internationale bedrijven, congressen en bezoekers aan te trekken. Samen met onze partners bouwen we aan een toekomstbestendige en weerbare Rotterdamse economie. In dit kader organiseren, ondersteunen en coördineren we diverse activiteiten en campagnes.

Rotterdam Partners verzamelt hiertoe via haar website(s), nieuwsbrieven en andere producten en diensten persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over jou of die we in verband kunnen brengen met jou. Hierbij kan je denken aan je naam of je e-mail adres, maar ook het IP-adres van je computer kan als een persoonsgegeven worden gezien. Het gaat om alle informatie die direct of in combinatie met andere gegevens is te herleiden naar jou als persoon.

In deze privacyverklaring leggen we je uit hoe we met je persoonsgegevens omgaan. Daarbij vind je hierin meer informatie over je rechten en hoe je deze kunt uitoefenen. Meer specifieke informatie over welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welk doel we dit doen, vind je verderop in de bijlage bij deze privacy verklaring.

Wij stellen de doelen en middelen vast waarvoor, en op basis waarvan, binnen onze bedrijfsactiviteiten gebruik wordt gemaakt van persoonsgegevens. Wij zijn dan ook als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan te merken.

Deze privacyverklaring is opgesteld in december 2024. Vanwege wijzigende wetgeving of andere ontwikkelingen kan deze privacyverklaring worden geüpdatet. De meest recente versie van de privacy verklaring wordt vermeld op onze website www.rotterdam.info.

Verantwoordelijke
Rotterdam Partners, gevestigd aan: Weena 727 (3013 AM) in Rotterdam, 010-7900140, Kamer van Koophandel 24313403, BTW nummer NL8092.85.691B01, is de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Rotterdam Partners opereert ook onder de locatienamen Rotterdam Tourist Information en Rotterdam International Center. Ook hierbij is Rotterdam Partners de verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Functionaris voor de gegevensbescherming
Wij hebben een interne functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld die betrokken is bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De FG is onze interne toezichthouder en adviseur voor de bescherming van persoonsgegevens. Je kunt contact opnemen met onze FG door een e-mail te sturen naar privacy@rotterdampartners.nl.

Verwerken van persoonsgegevens
We verwerken om verschillende redenen persoonsgegevens. Zo hebben we een nieuwsbrief, verkopen we de Rotterdam City Card, ontvangen we gegevens van sollicitanten, ontvangen we gegevens van internationals (expats) en verzamelen we gegevens via onze website. Het hangt van de specifieke gegevensverwerking af welke gegevens we verwerken en voor welk doel we dit doen. Voor een toelichting voor de afzonderlijke gegevensverwerkingen verwijzen we je naar de bijlage voor specifieke informatie over de verwerking van persoonsgegevens.

We vinden het belangrijk om de persoonsgegevens die we verwerken goed te beschermen. We hebben dan ook verschillende organisatorische en technische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en bewerking.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden we ons aan de beginselen van de AVG voor het verwerken van persoonsgegevens. Zo verwerken we alleen persoonsgegevens als hier een wettelijke grondslag (zoals je toestemming of een overeenkomst) voor bestaat. Verwerken we alleen persoonsgegevens als dit noodzakelijk is en verwerken we vooral ook niet meer gegevens dan noodzakelijk is.

Delen van persoonsgegevens
Soms zullen we bij de uitvoering van onze dienstverlening samenwerken met andere partijen. In bepaalde gevallen delen we persoonsgegevens met deze organisaties. Op het moment dat we persoonsgegevens uitwisselen met een andere organisatie, zorgen we ervoor dat we met deze andere partij duidelijke afspraken maken die afgestemd zijn op de wet- en regelgeving. We vinden het niet alleen belangrijk dat wij zelf op de juiste wijze met de persoonsgegevens omgaan, maar verlangen dit ook van andere partijen waar we mee samen werken.

Wanneer we persoonsgegevens verstrekken aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (de EER), zorgen we ervoor dat we dit alleen doen aan partijen die de bescherming van persoonsgegevens voldoende waarborgen. We houden ons hierbij aan de voorwaarden die in de wet- en regelgeving zijn vastgelegd.

In de specifieke informatie over verwerkingen is opgenomen of we je gegevens met andere partijen delen en met welke partijen.

Uitoefenen van je rechten
Op grond van de wet- en regelgeving omtrent de bescherming van persoonsgegevens heb je een aantal rechten toegekend gekregen. Zo heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van je verwerken in te zien. Daarnaast kan je een verzoek indienen om je persoonsgegevens aan te passen, te verwijderen of het gebruik hiervan door ons te beperken.

Wanneer we je persoonsgegevens op basis van je toestemming verwerken, ben je ook gerechtigd je toestemming weer in te trekken. In dat geval zullen we de verwerking van je persoonsgegevens moeten stoppen. Het is ook mogelijk om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Het verzoek tot het uitoefenen van een van je rechten dien je in door een e-mail te sturen naar onze functionaris gegevensbescherming, privacy@rotterdampartners.nl. Na ontvangst van je e-mail, sturen we je een ontvangstbevestiging waarin we je onder andere laten weten wanneer we je uiterlijk informeren over het gevolg dat aan je verzoek wordt gegeven. Dit gaat niet automatisch, dus houd hier rekening mee.

Voor meer informatie over je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens verwijzen we je naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Hierop zijn ook voorbeeldbrieven gepubliceerd die je kan gebruiken voor de uitoefening van je rechten.

Datalek
We vinden het heel belangrijk dat je persoonsgegevens bij ons veilig zijn. Mocht het toch voorkomen dat je een zwakke plek in onze beveiliging of een datalek hebt gevonden dan horen we dit heel graag. We vragen je dan een e-mail te sturen aan privacy@rotterdampartners.nl. Je ontvangt dan een formulier van ons retour. We vragen je dit formulier binnen 24 uur aan ons retour te sturen zodat we onze procedure datalekken tijdig in gang kunnen zetten en aan onze meldplicht datalekken kunnen voldoen.

Vragen of klachten
Als je vragen hebt over (de bescherming van) je persoonsgegevens of een klacht hebt over de wijze waarop we met je persoonsgegevens omgaan, mail dan naar privacy@rotterdampartners.nl.

Je kan ook een klacht over ons indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Kijk voor meer informatie hierover op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

 

Rotterdam, april 2025

Bijlage: Verwerking van persoonsgegevens

Deze bijlage bevat specifieke informatie over verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de diensten en producten van Rotterdam Partners.

1. Corporate nieuwsbrief

Rotterdam Partners verstuurt periodiek een nieuwsbrief om haar netwerk om de hoogte te houden van de ontwikkelingen in Rotterdam.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het verzenden van de nieuwsbrief naar het netwerk van Rotterdam Partners en overige geïnteresseerden.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van een overeenkomst (partnernetwerk Connect to Rotterdam) of op basis van toestemming (overige geïnteresseerden).

Persoonsgegevens
Voor de verzending van de nieuwsbrief verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres

Doorgifte
Voor de verzending van de nieuwsbrief werken wij samen met verschillende bedrijven:

• Tribe
• Spotler
• eFormity

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of niet langer dan bepaald is in de Archiefwet. Dit betekent dat we de voor de nieuwsbrief verzamelde persoonsgegevens na jouw opzegging worden verwijderd. In iedere nieuwbrief is het mogelijk om je hiervoor af te melden.

2. Marketing campagnes
   Voor onze marketing communicatie doeleinden (B2B en B2C) verstuurt Rotterdam Partners gepersonaliseerde e-mails en content aan de bezoekers van onze websites

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het verzenden van gepersonaliseerde e-mails en op de gebruiker afgestemde content aan de bezoekers van onze websites.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Functie (alleen B2B)
• Bedrijfsnaam (alleen B2B)
• Branche (alleen B2B)
• Interesses (alleen B2C)
• Stad van herkomst
• Leeftijd (alleen B2C)
• Tracking gegevens tussen onze verschillende online kanalen

Doorgifte
Voor onze marketing campagnes werken wij samen met verschillende bedrijven:

• Tribe
• Hubspot
• Hoppinger

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of niet langer dan bepaald is in de Archiefwet. Dit betekent dat we de voor de nieuwsbrief verzamelde persoonsgegevens na jouw opzegging worden verwijderd. In iedere nieuwbrief is het mogelijk om je hiervoor af te melden.

3. Rotterdam International Center
   Bij het Rotterdam International Center kan je een afspraak maken om je te registreren bij de Gemeente Rotterdam om een BSN nummer te ontvangen. Je kunt tevens een afspraak maken met de IND om je verblijfsvergunning te ontvangen en/of je biometrische gegevens te verstrekken. Deze dienst wordt One-Stop- Shop genoemd.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het maken van een afspraak, het verstrekken van een BSN nummer en/of een verblijfsvergunning. Tevens kunnen de persoonsgegevens gebruikt worden om je uit te nodigen voor evenementen specifiek voor internationals.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• Mobiel telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Adres
• V-nummer

Doorgifte
Voor het plannen van afspraken en het verstrekken van een BSN nummer of verblijfsvergunning werken wij samen met:

• T:meblockr
• Gemeente Rotterdam
• IND

Voor het uitnodigen voor evenementen werken wij samen met:

• Spotler

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijn
We bewaren je persoonsgegevens gedurende maximaal één jaar. Na dit jaar worden de gegevens geanonimiseerd bewaard voor statistiek doeleinden.

4. Request for proposals
   Wanneer je een congres of evenement wilt organiseren in Rotterdam, is het mogelijk een formulier ‘Request for Proposal’ in te vullen. De collega’s van Rotterdam Partners zullen dan eventueel contact met je opnemen om een voorstel te bespreken. Tevens zullen wij je persoonsgegevens verwerken in ons CRM pakket.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het verstrekken van een RFP voor de organisatie van een congres of evenement in Rotterdam.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• Mobiel telefoonnummer
• E-mailadres

Doorgifte
Voor het verwerken van proposals maken wij gebruik van:

• Microsoft
• Tribe
• Hubspot

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegeven niet langer dan noodzakelijk of niet langer dan bepaald is in de Archiefwet. Dit betekent dat we de persoonsgegevens na jouw opzegging verwijderen.

5. Travel Magazine Rotterdam
   Wil je meer informatie ontvangen over Rotterdam, dan is het mogelijk ons Travel Magazine Rotterdam te downloaden. Hierin staan tips, hoogtepunten en verborgen pareltjes die je niet mag missen tijdens je bezoek aan Rotterdam.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het verstrekken van het Travel Magazine Rotterdam en je het aansluitend op de hoogte houden van de laatste tips via een periodieke nieuwsbrief.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres
• Woonplaats

Doorgifte
Voor het toezenden van het Travel Magazine Rotterdam maken wij gebruik van:

• Spotler

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk of niet langer dan bepaald is in de Archiefwet. Dit betekent dat we de voor het Travel Magazine verzamelde persoonsgegevens na jouw opzegging verwijderen.

6. Bezoek websites
   Wanneer je onze website bezoekt, verzamelen we data en informatie waarmee we je internetgedrag kunnen volgen (cookies en pixels). We verzamelen deze informatie om het verkeer en de performance van onze website te analyseren. Verder helpen deze gegevens bij het opstellen van je doelgroep(en) zodat je deze later mogelijk kunt volgen via andere kanalen zoals advertenties of social media.

Doel

• We verzamelen cookies om het technisch functioneren van onze website te verbeteren (functionele cookies).
• We verzamelen analytische cookies om onze website te verbeteren  via geanonimiseerde statistieken
• We verzamelen marketing cookies voor het tonen van gerichte advertenties via sociale media kanalen.
• We verzamelen pixels voor het tracken van gebruikers en gedrag voor marketing doeleinden.

Grondslag
De gegevens van functionele en analytische cookies verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang om onze website optimaal te laten functioneren en eventueel te verbeteren.

Marketing cookies en pixels verwerken we op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Gegevens contactformulieren
• Taalvoorkeur
• Landvoorkeur

Doorgifte
Bij de verzamelen van cookies en pixels, A/B testing werken wij samen met:

• Hoppinger
• Google Analytics
• VWO
• Hotjar
• Microsoft Clarity

Bewaartermijnen
Als je niet wilt dat onze websites cookies op jouw computer plaatst, kun je dit in je browserinstellingen aanpassen. Ook kan je hier cookies die al zijn geplaatst gemakkelijk weer verwijderen.

7. Rotterdam City Card
   Wanneer je de Rotterdam City Card via onze website koopt, verzamelen we data om de Rotterdam City Card te activeren en te gebruiken bij te bezoeken attracties. Tevens gebruiken we deze data om het bezoek aan Rotterdam te analyseren.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is het activeren van de Rotterdam City Card en het bezoek van de gebruikers van de Rotterdam City Card aan Rotterdam te analyseren.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• E-mailadres (koper)
• Voornaam (koper)
• Achternaam (koper)
• Land van herkomst (koper)
• Land van aanschaf (koper)
• Voornaam (gebruiker)
• Achternaam (gebruiker)
• Geboortedatum (gebruiker)

Doorgifte
Voor de verkoop van de Rotterdam City Card werken we samen met:

• City Card Solutions
• Nuvei
• Microsoft PowerBI

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegevens gedurende maximaal één jaar. Na dit jaar worden de gegevens geanonimiseerd bewaard voor statistiek doeleinden. Uitzondering op deze bewaartermijn zijn de persoonsgegevens welke betrekking hebben op betaling van de Rotterdam City Card. Hier volgen we de wettelijke betaaltermijnen.

8. Werken bij website
   Wanneer je reageert op een vacature op onze Werken-bij website verzamelen we persoonsgegevens om je sollicitatie op de juiste manier te kunnen verwerken.

Doel
Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is:

• Het verwerken van jouw sollicitatie;
• Communicatie tijdens het sollicitatieproces;
• Het beoordelen van de geschiktheid voor de vacature;
• Het verbeteren van onze wervingsprocessen en website.

Grondslag
We verwerken de persoonsgegevens op basis van toestemming.

Persoonsgegevens
Hiervoor verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer);
• Sollicitatiegegevens (zoals CV, motivatiebrief, LinkedIn profiel);
• Eventuele aanvullende informatie die je ons vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld communicatietalen).

Doorgifte
Voor het verwerken van je sollicitatie werken we samen met:

• HROffice
• SD Worx Cobra HRM

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Bewaartermijnen
We bewaren je persoonsgegevens tot maximaal een maand nadat je van ons een reactie hebt ontvangen. Wanneer wij je gegevens willen opnemen in onze talentpool, zullen we separaat hiervoor toestemming vragen. Wordt je aangenomen, dan bewaren we je persoonsgegevens conform de wettelijke bewaartermijnen, uiterlijk tot 7 jaar na uitdiensttreding.